Istota intranetów oraz narzędzi do ich przeszukiwania

Każde przedsiębiorstwo, dysponujące dużymi zasobami wiedzy, napotka problem zarządzania zasobami. Przedsiębiorstwa o dużym zatrudnieniu, ceniące innowacyjne rozwiązania zwiększające efektywność pracy grupowej, powinny mieć na uwadze konieczność wdrożenia intranetu. Jest to najwygodniejsza i najszybsza forma dzielenia się zasobami.

Oczywiste jest, że każdy pracownik biurowy generuje pewną ilość dokumentów. Po pomnożeniu zasobów przez kilkadziesiąt, a nieraz i kilkaset osób, przybierają one formę wielkiej bazy nad którą trzeba zapanować. W innym przypadku odnalezienie zasobów już istniejących będzie na tyle złożone, że pracownicy zaprzestaną poszukiwania na rzecz ponownego stworzenia dokumentu. Dla pracownika oznacza to stratę cennego czasu. Dla przedsiębiorstwa- spadek efektywności pracy poszczególnych jednostek, a co za tym idzie- stratę.

Dostępność zasobów wiedzy i możliwość precyzyjnego odnalezienia szukanej informacji staje się priorytetem w nowoczesnych przedsiębiorstwach. Taką funkcjonalność zapewnia intranet.

Do głównych celów intranetu należy zapewnienie użytkownikowi przyjaznego, prostego i intuicyjnego środowiska, które tak naprawdę jest wielką bazą wiedzy. Dzięki intranetowi istnieje możliwość dzielenia się zasobami, udostępniania wyników swojej pracy, współpracy w obrębie działów i wszelkich form pracy grupowej.

Do najważniejszych funkcji intranetu należy udostępnianie zasobów w obrębie przedsiębiorstwa i jego oddziałów oraz możliwość precyzyjnego i szybkiego odnalezienia pożądanej informacji. Polskie przedsiębiorstwa cenią wartość swobodnego przepływu dokumentów i widzą potencjał w tego typu rozwiązaniach.

Narzędziem wspierającym Intranety jest wyszukiwarka, która przeszukuje zasoby według różnorodnych parametrów, analizuje pełnotekstowo treści, sprawdza pisownię i odmiany językowe, a następnie zwraca wyniki, które są adekwatne do oczekiwań użytkownika. Intranety są wdrażane przede wszystkim po to aby usystematyzować zasoby i udostępnić je z poziomu jednej wspólnej platformy. W odniesieniu do takiej skali problemu należy uznać, że wyszukiwarka jest niezbędna. W innym przypadku, o ile sam portal jest metodą „uporządkowania” wiedzy w organizacji, o tyle jej udostępnienie i zarządzanie nią jest mocno ograniczone.

Badania przeprowadzone przez firmę badawczą IDC pokazują, że przeciętny pracownik umysłowy spędza 25-30% swojego czasu pracy poszukując informacji lub odtwarzając dokumenty stworzone uprzednio przez współpracowników.

Jednocześnie, z analizy funkcjonalności intranetu przeprowadzonej przez Nielsen Normal Group wynika, że poprawa mechanizmu wyszukującego może skrócić czas spędzony na szukaniu o ponad 50%. Pokazuje to, że skala oszczędności dla organizacji w której współdzielenie wiedzą odgrywa istotne znaczenie, może być bardzo istotna.

Efektywna wyszukiwarka umożliwia automatyczne kategoryzowanie i udostępnienie dokumentów bez konieczności ich długotrwałego opisywania i kategoryzowania przez pracowników.  Odpowiednio skonfigurowana wyszukiwarka pozwala jednocześnie zwiększać zasób wiedzy i zachowywać nad nim pełną kontrolę.

Korzyści z wdrożenia intranetu można zauważyć praktycznie zaraz po jego zakończeniu. Użytkownik docenia możliwości szybkiego dotarcia do informacji, administrator docenia możliwości zaawansowanej konfiguracji oprogramowania, zarząd docenia wzrost efektywności pracy swoich pracowników.
W chwili, kiedy przedsiębiorstwo wdraża intranet, zazwyczaj dysponuje stosunkowo niewielką bazą informacji. Po zapoznaniu się pracowników z nowymi możliwościami dzielenia się wiedzą, mamy do czynienia z gwałtownym wzrostem wielkości współnych zasobów. Z czasem staje się rutyną, że stworzony lub otrzymany dokument należy udostępnić, ponieważ może być wykorzystany w dalszych projektach prowadzonych przez innych pracowników. W sytuacji, kiedy udostępnianych jest ok. 80% zasobów każdego pracownika, można mówić o podwajaniu ilości zasobów w intranecie w ciągu kilku miesięcy. Oczywiście wszystko zależy od wielkości zatrudnienia i typu przedsiębiorstwa. W każdym jednak przypadku kontrola zasobów, w dobie szybkiego wzrostu, jest bardzo skomplikowana. Porównanie intranetu do żywego organizmu jest jak najbardziej słuszne.

Współczesne intranety nie są jedynie bazami informacji, które udostępnia się pracownikom. Wielomodułowość intranetów sprawia, że w obrębie jednego systemu mogą być serwowane praktycznie każde wiadomości. Z jednej strony można realizować cele techniczne, jak wspólna realizacja projektów, czy raportowanie o błędach. Z drugiej strony można wspierać dział marketingu poprzez zarządzanie kampaniami reklamowymi i promocjami z poziomu intranetu. Z trzeciej strony moża wspierać przeciętnego pracownika udostępniając mu narzędzia komunikacyjne jak poczta elektroniczna i komunikatory internetowe, czy firmową gazetkę z najświeższymi aktualnościami.

Istotnym problemem w polskich intranetach jest niezadowalająca jakość danych źródłowych, niejednorodność opisów oraz formatów plików. Dane są często modyfikowane, tworzone są ich kopie, występują problemy z poprawnym nazewnictwem, różnorakimi formatami plików. Wyszukiwarka intranetowa powinna zostać tak skonfigurowana aby te problemy eliminować. Dzięki NetSprint Intranet uwzględniana jest tylko jedna kopia dokumentu, użytkownik ma wgląd w datę jego ostatniej modyfikacji, a rozpoznawane formaty to nie tylko HTML, PDF, Word, czy Excel, ale także 17 innych typów plików.

Napotykając problemy z wielkością i różnorodnością zasobów, odnalezienie danych bez wyszukiwarki jest praktycznie niemożliwe. Szczególnie, jeśli sytuacja dotyczy dużych i nowoczesnych polskich przedsiębiorstw, które cenią sobie czas i jakość pracy. Intranet powinien być wdrożony w każdej organizacji, w której mają miejsce ograniczenia związane z obiegiem dokumentów. Wielkość tej organizacji nie jest istotna. Liczy się przede wszystkim przyrastająca liczba dokumentów, nad którą w pewnym momencie można stracić kontrolę.